Hướng dẫn sử dụng cơ bản

Giao diện phần mềm

Để bắt đầu làm quen với phần mềm VsoftBMS Cloud, bạn vui lòng tham khảo và thực hiện theo trình tự các hướng dẫn cơ bản sau đây:

1. Khai báo thông tin chung cho Cty/Cửa hàng của bạn

Đầu tiên, trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm, bạn nên vào khai báo thông tin chung cho Cty/Cửa hàng của bạn để sau này khi in hóa đơn bán hàng cho khách hàng, xem báo cáo... sẽ thể hiện thông tin Cty/Cửa hàng của bạn lên trên mẫu in.

Các bước thực hiện khai báo như sau:

Vào Cài đặt -> chọn Thông tin công ty

Tiếp tục khai báo các thông tin gồm:

• 1.Chọn logo Cty/Cửa hàng nếu có

• 2.Khai báo các thông tin của Cty/Cửa hàng gồm: Tên Cty, Địa chỉ, Số điện thoại, Email...

• 3.Click chọn Lưu để lưu lại thông tin

2. Thực hiện nhập mua hàng từ Nhà cung cấp

Sử dụng để nhập mua hàng của nhà cung cấp về kho (tăng tồn kho) và theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp sau này.

Chọn chức năng Nhập mua hàng để xem danh sách các phiếu nhập mua hàng đã tạo -> Click chọn Thêm mới để tạo mới phiếu nhập mua hàng từ nhà cung cấp

Ở danh sách chọn Nhà cung cấp, click chọn Nhà cung cấp hoặc click chọn dấu + để thêm mới nhà cung cấp nếu chưa có trong danh sách

Khai báo thông tin Nhà cung cấp mới> chọn Lưu để lưu lại thông tin

Chọn Kho hàng cần nhập hàng vào

Ở danh sách chọn Hàng hóa, click chọn Hàng hóa hoặc click chọn dấu + để thêm mới hàng hóa nếu chưa có trong danh sách

Khai báo thông tin hàng hóa mới -> Chọn Lưu để lưu thông tin

Sau khi chọn hàng hóa cần nhập xong, trên danh sách mặt hàng đã chọn, bạn có thể thay đổi lại Số lượng, Đơn giá mua bằng cách click chọn 2 lần (click double chuột) vào ô Số lượng hoặc Giá mua trên từng dòng mặt hàng để nhập lại giá trị cần thay đổi

Khi cần chiết khấu giảm giá thêm (bằng % hoặc bằng tiền) cho từng mặt hàng thì click chọn vào icon hình cây bút để nhập giá trị

Cuối cùng chọn Lưu để lưu lại phiếu mua hàng -> Chọn In để in ra phiếu mua hàng để ký nhận với nhà cung cấp

3. Thực hiện chi trả tiền công nợ cho nhà cung cấp

Mục đích: giảm công nợ phải trả với nhà cung cấp

Chọn chức năng Chi tiền mua hàng để xem danh sách các phiếu chi công nợ đã chi trả cho nhà cung cấp -> Click chọn Thêm mới để tạo mới phiếu chi trả tiền công nợ cho nhà cung cấp

Trên giao diện thêm mới phiếu chi, thực hiện như sau:

• 1.Click chọn Nhà cung cấp cần chi trả tiền

• 2.Chọn hình thức thanh toán Tiền mặt hoặc Chuyển khoản

• 3.Nhập số tiền chi trả

• 4.Chọn Lưu để lưu phiếu chi -> Chọn In để in ra phiếu chi tiền nếu cần

4. Thực hiện xuất bán hàng cho khách hàng

Sử dụng để xuất bán hàng cho khách hàng (giảm tồn kho) và theo dõi công nợ phải thu đối với khách hàng sau này. Các bước thực hiện như sau:

Chọn chức năng Phiếu bán hàng để xem danh sách các phiếu bán hàng đã tạo -> Click chọn Thêm mới để tạo mới phiếu bán hàng cho khách hàng

Ở danh sách chọn Khách hàng, click chọn Khách hàng hoặc click chọn dấu + để thêm mới khách hàng nếu chưa có trong danh sách

Khai báo thông tin Khách hàng mới> chọn Lưu để lưu lại thông tin

Chọn Kho hàng cần xuất bán

Ở danh sách chọn Hàng hóa, click chọn Hàng hóa cần xuất bán hoặc click chọn dấu + để thêm mới hàng hóa nếu chưa có trong danh sách

Khai báo thông tin hàng hóa mới -> Chọn Lưu để lưu thông tin

Sau khi chọn hàng hóa cần xuất bán xong, ở danh sách mặt hàng đã chọn, bạn có thể thay đổi lại Số lượng, Đơn giá bán bằng cách click chọn 2 lần (click double chuột) vào ô Số lượng hoặc Giá bán trên từng dòng mặt hàng để nhập lại giá trị cần thay đổi

Khi cần chiết khấu giảm giá thêm (bằng % hoặc bằng tiền) cho từng mặt hàng thì click chọn vào icon hình cây bút để nhập giá trị

Khi cần xóa mặt hàng ra khỏi danh sách đã chọn thì click chọn icon xóa để xóa mặt hàng ra khỏi danh sách

Cuối cùng chọn Lưu để lưu lại phiếu bán hàng -> Chọn In để in ra phiếu bán hàng để ký nhận với khách hàng

5. Thực hiện thu tiền công nợ của khách hàng

Mục đích: giảm công nợ phải thu của khách hàng

Chọn chức năng Thu tiền khách hàng để xem danh sách các phiếu thu công nợ đã thu của khách hàng -> Click chọn Thêm mới để tạo mới phiếu thu tiền công nợ khách hàng

Trên giao diện thêm mới phiếu thu, thực hiện như sau:

• 1.Click chọn Khách hàng cần thu tiền

• 2.Chọn hình thức thanh toán Tiền mặt hoặc Chuyển khoản

• 3.Nhập số tiền thu

• 4.Chọn Lưu để lưu phiếu thu -> Chọn In để in ra phiếu thu tiền để ký nhận với khách hàng nếu cần

6. Xem thống kê hàng tồn kho

Vào Quản lý kho -> Click chọn Thống kê hàng tồn để xem thống kê hàng tồn kho của tất cả các kho hàng

• 1.Nhập tìm kiếm mặt hàng theo Tên hàng hoặc Mã hàng

• 2.Chọn vào Bộ lọc để lọc xem thống kê tồn kho theo Kho hàng, Ngành hàng, Nhóm hàng

7. Xem Báo cáo thống kê

Vào phần Báo cáo -> Click chon báo cáo cần xem để xem

Chọn điều kiện để xem báo cáo

• 1.Chọn điều kiện cần xem (lọc dữ liệu) báo cáo

• 2.Chọn Xem báo cáo để xem báo cáo

• 3.Chọn In hoặc Xuất để in hoặc xuất dữ liệu báo cáo ra bên ngoài

8. Tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn sử dụng

Khi bạn cần hỗ trợ hoặc tham khảo thêm hướng dẫn sử dụng các tính năng khác trên phần mềm thì bạn click vào icon dấu ? ở góc trên bên phải hoặc truy cập vào trang web https://help.vsoftgroup.com/ để tham khảo

Ngoài ra, nếu bạn cần hỗ trợ trực tiếp từ Vsoft thì trên phần mềm, bạn có thể click vào icon tin nhắn để gởi nội dung cần hỗ trợ đến bộ phận hỗ trợ của Vsoft

9. Tham khảo thêm video hướng dẫn sử dụng